COMPTE RENDU DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DU 18 MARS 2023

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Sur convocation envoyée en date du 9 février 2023, les adhérents(e) étaient appelés(e) à participer à  l'assemblée générale de l'association afin de se prononcer sur le bilan moral etfinancier de l'année 2021-2022. A se prononcer également sur le projet des activités 2023 ainsi que sur le budget prévisionnel .
Suite à la modification des statuts en date du 4 décembre 2021, qui prévoient désormais l’exercice sur l’année civile et la tenue de l’assemblée générale dans les trois mois suivant la clôture de l’exercice, celle-ci a été fixée au 18 mars 2023.
280 adhérents, représentant des personnes seules, en couples, familles ou associations à jour de leur cotisation,étaient convoqués.
A l’heure prévue, 52 personnes étaient présentes pour 42 signatures émargées et porteuses de 36 pouvoirs, soit 78 votants . Soit environ 30 % des adhérents.
Conformément aux statuts de l’association, l’assemblée s’est déroulée à la majorité relative.
En préambule, le président remercie les personnes pour leur présence et pour avoir consacré une partie de leur temps afin de participer à cette rencontre.
Il remercie également l’équipe qui a aidé à préparer cette assemblée générale.
Les remerciements vont également aux membres du CA , ainsi qu’à tous les bénévoles qui,chaque année, s’engagent sur la conduite d’activités, la préparation des journées portes ouvertes, l’accueil à Ornon, le planning des réservations, les corvées et chaque fois que cela s’avère nécessaire.
Un temps de pensée est demandé à l’assemblée pour les adhérents malades à qui l’on souhaite un prompt rétablissement, mais aussi à toutes celles et ceux qui nous ont quittés durant cette année 2021-2022

Rapport moral des activités 2022 :

L’année 2022 salue le retour d’une année similaire à 2019, où nous avons pu honorer l’ensemble des décisions prises, tant sur les travaux prévus au centre d’accueil que pour les activités de sorties (sauf une annulation).
La décision de faire régler un acompte et de ne pas rembourser celui-ci sans motif valable a fortement réduit les désistements lors des sorties. Dès lors, la gestion d’une activité devient moins compliquée. Par ailleurs, quelques désistements recensés pour l’exercice 2022, avec des sommes modiques auraient dû être remboursés. Or, la plupart des personnes les ont laissés à l’association. A ce titre, qu'elles soient remerciées.
La crise sanitaire COVID et les mesures prises en interne ont modifié les habitudes des adhérents.
Désormais,l’on constate des inscriptions plus tardives sur certaines sorties, et sur d’autres, de façon plus instantanée, en raison de l’intérêt porté, celles-ci étant limitées en nombre d’inscrits.
Pour les activités proposées, le premier paramètre consiste à avoir l’équipe de bénévoles nécessaire. Il faut une dizaine de personnes. Dans l’équipe, 5 animateurs annoncent leur départ.
Serons- nous en capacité de les renouveler, tant il devient compliqué de remplacer un bénévole sur des tâches de longue durée , ceci dans toutes les composantes de gestion de l’association ?
Néanmoins, à ce jour, un renouvellement de bénévoles se dessine pour remplacer le couple Morin pour l’organisation du voyage annuel, mais le compte n’y est pas.
Dans un deuxième temps, l’objectif de l’association est de pouvoir proposer tous les ans, une douzaine d’activités parmi lesquelles chaque adhérent pourra au moins une fois y trouver son compte, par le choix culturel ou l’intérêt porté, mais aussi financièrement. En effet, pour certains
adhérents, une sortie d’une journée ou de plusieurs jours peut être une dépense importante sur le mois ou l’année.
Concernant la maison d’Ornon, nous avons réalisé une année complète, ce qui n’était pas arrivé depuis 2017. En effet , outre les travaux de 2018, puis les fermetures liées au COVID et la fermeture des remontées mécaniques, et bien d’ autres aléas du genre coupure de route pour travaux, il a été difficile de maintenir les réservations à un haut niveau.
Par ailleurs, ,la crise économique et l’inflation ont sérieusement contrarié nos plans et prévisionnel sur l’année 2021-2022.
Notre liste de charges est longue et s’allonge régulièrement par l’application de nouvelles réglementations. Les dépenses augmentent plus vite que les recettes, celles-ci stagnant entre 25 et 29 000€. Ce qui ne couvre pas la totalité des dépenses obligatoires ou tout au moins les couvre tout juste. Depuis quelques années , une bonne partie des adhésions et dons servent à couvrir les dépenses de la maison, alors qu’auparavant, ils étaient dévolus aux investissements.
Par ailleurs, remercions la mairie de ST Laurent de Chamousset pour les 1 200€ annuels de subvention.
En 2022, les réservations ont laissé des vides sur le mois de février en période de vacances de notre zone. Les mois d’août et septembre ont été très mitigés en réservations également. Des recettes d’août comparables à juillet auraient changé beaucoup de choses au bilan.
D’autre part, les familles historiques, fidèles et attachées aux principes de l’association sont de moins en moins nombreuses. Néanmoins, on peut encore compter sur des supports familiaux et associatifs solides, donc il faut compenser par d’autres personnes. Il existe sans doute un potentiel pour trouver un public qui reste à découvrir.
Par ailleurs, à l’origine, la maison a été achetée et équipée pour recevoir des jeunes. Or, l’association, alors qu’elle a les agréments nécessaires pour cela n’organise plus de séjours jeunes.
On met le centre à disposition, et l’an passé on peut considérer qu’un seul séjour jeunes a eu lieu en juillet chez nous .
Pour clore mon propos sur la maison, je veux remercier les équipes qui sont venues travailler à Ornon pour le ménage et l’entretien , et tout particulièrement les équipes qui ont assuré le démontage de la salle de bain du gîte et qui ont participé à la rénovation .
En effet, cette rénovation prévue en 2019 et remise suite au COVID s’est faite à l’automne, et s’imposait en raison de la vétusté des lieux.
La parole est ensuite donnée à la secrétaire, Christiane Blanc, qui donne une rétrospective des activités 2021-2022
A part l’annulation d’un spectacle, l’ensemble des 12 sorties programmées se sont déroulées avec une très bonne participation et nous avons pu tenir une sortie de deux jours qui était programmée depuis 2019.

La parole est ensuite donnée au responsable planning de la maison, Robert Blanc .
La maison a enregistré 1699 nuitées adultes, 462 nuitées pour les moins de 15 ans et 50 nuitées pour les moins de 3 ans. Février 2022 a été le seul mois où plus de 300 nuitées ont été enregistrées, mais avec quand même des disponibilités non exploitées. D’autres mois ont enregistré plus de 200 nuitées.
En règle générale, les nuitées relevées, tant en forfaits qu’en nuitées individuelles, stagnent depuis quelques années. En conséquent, les recettes stagnent également alors que les charges évoluent continuellement. En moyenne l’ensemble des charges augmente de 3 % l’an, mais la croissance 2022 est bien supérieure et approche des 10 à 12 %
Un fioul acheté à 0,80 € en 2021 puis 1,44€ en 2022, ainsi que toutes les charges liées à l’électricité, gaz, eau et contrats d’entretien et de sécurité incendie contribuent à cette envolée .
Ensuite, le bilan moral est mis en discussion auprès de l’assemblée.
Après quelques prises de paroles du public, le rapport moral est adopté
Celui-ci est adopté à l’unanimité

Rapport financier :

Celui-ci est présenté par l’une des trésorières, Nicole Cariot
Suite à notre décision lors de la dernière assemblée générale du 4 décembre 2021 de ramener la date de notre exercice sur l’année civile, le bilan 2021-2022 se trouve sur 15 mois.
Cet exercice sera difficile à comparer aux autres.
Il ressort que certaines recettes et dépenses apparaissent deux fois sur l’exercice. Si l’ensemble des sorties et l’administration s’équilibrent, la gestion de la maison ne s’équilibre pas.
Les dépenses sont sans cesse en hausse et les recettes stagnent depuis les travaux de mise en conformité de 2018. La hausse des forfaits et le prix des nuitées pour 2023 ne couvriront peut- être pas la hausse des charges liées à l’inflation et l’envolée des prix.
En conséquent, le bilan dans sa globalité est en déficit, mais ce dernier porte essentiellement sur la maison. Si la subvention de la commune de St Laurent, les dons et une partie des adhésions ne venaient pas couvrir les dépenses de la maison, le déficit serait important.
A ce jour, nous ne pouvons plus assurer un autofinancement correct de la maison et notamment la poursuite de la rénovation des locaux.
A ce jour, un projet de changement de chauffage est à l’étude . On voudrait le planifier sans urgence d’ici 2027. Donc on se doit de faire de la trésorerie. Mais si cela devait s’effectuer dans l’urgence, suite à un grave problème, nous nous trouverions dans de grandes difficultés.
La rénovation de la salle de bain du gîte programmée pour 2020 s’est faite à l’automne 2022. Il était indispensable de la réaliser vu l’état de vétusté des lieux. Avec ce retard pris, suite à la crise COVID, nous avons donc supporté une augmentation des coûts au regard des 1er devis et un manque à gagner pendant les travaux, ceux- ci ayant pris du retard. Au final les travaux ont coûté 26 000€.
Pour terminer :
Nous remercions chaleureusement les adhérents pour les dons consentis .
Nous remercions les personnes qui adhérent et qui ne participent à aucune activité, leur seul souci étant de contribuer à une aide financière pour l’AREC .
Merci à la mairie de St Laurent de Chamousset pour la subvention accordée .
En chiffre, les recettes représentent 163 291€ et les charges 164 838€ soit un déficit de 1 547€
Après discussions, le bilan financier est adopté.
Celui-ci est adopté à l’unanimité.

Prévisions 2023 :

Avant de passer à la présentation des activités 2023, l’assemblée est interpellée sur une situation qui progresse régulièrement depuis 2019 .
Cela concerne, dans un premier temps, le fonctionnement de l’association :
On se doit de travailler sur le renouvellement de nos bénévoles et notre organisation de gestion.
Deux solutions :
Soit l’association se donne les moyens de continuer à fonctionner comme actuellement, mais le partage des tâches reste principalement réparti sur quelques personnes avec un président polyvalent.
Dans ce cas là, il faut moins de bénévoles, mais cependant une bonne équipe avec pour chacun une charge de travail conséquente. Mais ces personnes vieillissent et commencent à fatiguer...
Soit l’on essaie de mettre en application la décision de la dernière assemblée générale de décembre 2021, en mettant en œuvre le fonctionnement par collégialité. Si l’ on choisit cette option, le travail est réparti sur un plus grand nombre, la présidence est partagée. Dès lors il faut des bénévoles plus nombreux, investis, mais avec une charge de travail moins importante pour chacun.
Par contre, le principe de la collégialité peut demander plus de rencontres.
Cette deuxième solution correspondrait mieux à notre type de vie sociétale.
Nous sommes condamnés à réussir sur les propositions présentées, mais d’autres initiatives peuvent être envisagées. Si l’on ne peut pas aboutir par nous- mêmes, il faudra envisager de trouver des associations partenaires pour gérer la maison et l’association, voire la céder comme les statuts le proposent.
Pour travailler sur ce projet, une première rencontre sera proposée aux bénévoles les plus actifs mais également à tous les adhérents. Elle est fixée au vendredi 26 mai.
Concernant la maison d’Ornon, depuis les travaux de 2018, nonobstant des aléas divers, les réservations stagnent et en conséquent également les recettes, alors que les charges sont en hausse constante.
Pour relancer les réservations, lors du dernier CA, un certain nombre de propositions étaient à l’ordre du jour. Nous avons pris la décision de mettre en application certaines et de laisser d’autres en attente .
- D’abord reformuler et revoir la présentation du site qui est visible sur d’autres supports.
- Demander le label Vélo de l’Oisans qui ouvrirait d’autres espaces de réservation.
- Possibilité d’adhérer à la plate forme de réservation par Internet.
- Avoir des prix qui évoluent d’année en année en fonction des nécessités, mais aussi mettre en place peut-être des promotions.
- Organiser la publicité dans les communes de notre communauté, être présent sur les bulletins municipaux.
-L’UFCV où nous adhérons nous confère la reconnaissance d’utilité publique, mais peut sans douteaussi nous apporter l’agrément tourisme. Cette association nationale peut nous aider dans divers domaines et surtout sur la renaissance des séjours jeunes.
Le directeur régional Rhône Alpes vient à Ornon le 27 avril pour visiter les lieux et discuter de nos liens futurs et d’activités communes à mettre en oeuvre.
L’objectif à moyen terme dans notre projet de ré-organisation, serait que l’on puisse bénéficier des services d’une personne chargée du tourisme. L’objectif à atteindre est que notre centre de vacances puisse s’autofinancer uniquement avec les recettes des nuitées.

Présentation des activités 2023 :

La secrétaire, Christiane Blanc, présente ensuite les activités prévues en 2023. Toutes les activités programmées se tiendront. A la date de l’assemblée générale pratiquement toutes avaient atteint l’objectif d’inscription. La parole est donnée à chaque animateur d’activé qui présente la sortie et donne le nombre d’inscrits et des possibilités d’inscriptions.
Un appel est lancé pour obtenir des engagements nouveaux de bénévoles au sein de l’équipe des activités.
Par ailleurs, comme énoncé plus haut, le remplacement du couple organisant le grand voyage est en cours, mais rien n’est totalement définitif. Le couple Morin organisera la sortie 2024.

En début 2024, leurs remplaçants devraient commencer à organiser la sortie 2025.
Pour la maison d’Ornon, comme déjà énoncé, si l’on veut pouvoir couvrir ses charges et investir, les réservations devraient être en hausse d’une année sur l’autre. Or, elles stagnent aux environs de 2 200 à 2 500 nuitées par an, forfaits compris. En conséquent les recettes stagnent également alors qu’il faudrait une progression de 10 % l’an.
Pour l’année 2023, il reste de nombreuses possibilités de séjour.

Budget prévisionnel :

En 2023, les recettes et dépenses s’équilibreront à 155 000€.
Les sorties organisées prévoient toutes un excédent de 1,5 % pour l’administration.
Les prévisions pour la maison d’Ornon intègrent les adhésions et les dons pour couvrir le remboursement du prêt .
Pour couvrir les charges de gestion de la maison, il est prévu 15 forfaits Source, 18 forfaits gîte et 1 000 nuitées hors forfaits. Toute nuitée au-delà de cette prévision sera un plus.
 

Modification du conseil d’administration :

Marie Thérèse Passelègue et Jocelyne Murigneux ont fait le choix de quitter le CA et ne participeront pas aux travaux de celui-ci en 2023.
 

Les statuts fixent un CA de 13 à 15 membres.
En conséquent, sur l’année 2023, nous allons travailler à 13 membres.
En 2024, la moitié des membres sera à renouveler et on reviendra à 15 membres en mars 2024.
L’assemblée générale s’est terminée à 11h45, suivie d’un apéritif .

La secrétaire Blanc Christiane
Le président Tardy Louis

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